Модуль «Документы с простой электронной подписью (ПЭП)»

 

Что такое «простая электронная подпись» и её особенности

Использование ПЭП регламентируется №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Особенности ПЭП

• Самый распространённый вид ПЭП — пара логин-пароль для аутентификации в системе или одноразовый код, которым пользователь подтверждает некое действие: оплату, доставку и т.д.
• ПЭП создается и используется только в рамках конкретной информационной системы, например, системы электронного документооборота.
• Для формирования ПЭП не нужны специальные криптографические средства защиты. Соответственно, ПЭП — самый ненадёжный вид электронной подписи.
• ПЭП подтверждает факт подписания документа определённым лицом.
• Однако ПЭП не позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Её нельзя использовать в документах, содержащих государственную тайну.

 

Как внедрить ПЭП в документооборот организации

Для использования ПЭП в организации необходимо разработать локальные нормативные акты (далее — ЛНА) и соглашения, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными бумажным документам, подписанных собственноручной подписью.

Примерный перечень документов для внедрения ПЭП:

• Положение об использовании электронной подписи в организации
• Положение о порядке документооборота с использованием электронных документов
• Положение о защите персональных данных (если ПЭП используется при обработке персональных данных (далее —ПДн))
• Приказ о внедрении электронного документооборота с использованием ПЭП
• Согласия работников (при необходимости)
• Соглашения о признании ПЭП (при использовании ПЭП во внешнем документообороте, например, соглашение с контрагентами)

 

Модуль «Документы с ПЭП» в СДО «Uchi.Pro»

Мы добавили в СДО модуль «Документы с ПЭП», в частности, для подписания протоколов заседания комиссии по проверке знаний требований охраны труда.

Возможность вести протокол в электронном виде и подписывать его электронной подписью прописана в пункте 93 Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2021 года №2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда».

Остальные случаи использования ПЭП для подписания документов учебный центр может установить в своих локальных нормативных актах самостоятельно.

Раздел «Документы с ПЭП» в СДО доступен определённым ролям пользователей СДО.

Со стороны персонала учебного центра:

• администратору;
• менеджеру;
• преподавателю.

Со стороны заказчиков обучения:

• контрагенту;
• слушателю.

 

Как добавить документ на подпись

1. Переходим в раздел «Документы с ПЭП». Это можно сделать двумя способами:

• из главного бокового меню;
• кликнув на иконку в верхней панели . В этом случае вы попадёте на страницу с отфильтрованным списком документов, где будут выведены новые, ещё не подписанные документы и документы на этапе подписания.

 

2. Нажимаем на кнопку добавления документа .

3. Откроется страница добавления документа.

4. В соответствующие поля вводим название документа, описание и комментарий (если нужно).

5. В поле загрузки добавляем файл с компьютера. Файл должен быть в формате pdf.

6. Нажимаем «Сохранить».

 

Как добавить подписантов в документ

1. После нажатия кнопки «Сохранить» создастся документ в статусе «Ожидает представления на подпись» и вкладками «Основные свойства» и «Подписанты».

2. Переходим во вкладку «Подписанты». Нажимаем на иконку редактирования .

3. Во вкладке «Подписанты» появятся две строки для добавления подписантов:

• подписанты со стороны персонала (это может быть администратор, менеджер или преподаватель);
• подписанты со стороны клиента (слушатель и контрагент).

Для выбора пользователя начинаем вводить в строке часть ФИО, а затем в выпадающем списке выбираем нужное.

4. Выбранные подписанты добавятся на страницу.

5. Когда все подписанты выбраны, нажимаем «Сохранить».

6. В документе добавится список подписантов и статус изменится на «Представлен на подпись».

 

Как слушателю подписать документ ПЭП

У пользователей, которые добавлены в документ как подписанты, в кабинете появится уведомление о новом файле, ожидающем подписания, кроме случая, когда контрагент / слушатель ещё не принял соглашение об обмене электронными документами.

Текст соглашения показывается слушателю и контрагенту при первом переходе в раздел «Документы на подпись» в его личном кабинете.

Текст соглашения меняется в разделе СДО «Настройки» — «Пользователи» — «Регистрация и аутентификация».

1. Для подписания документа слушатель переходит в раздел «Документы на подпись» и нажимает на название документа, который надо подписать.

2. Слушатель просматривает документ и, если всё верно, нажимает «Задать пин-код».

Требования к пин-коду:

• 6 цифр;
• цифра не может повторяться подряд.

Слушатель также может задать пин-код в своём профиле.

Последовательность цифр для пин-кода можно задать самостоятельно либо воспользоваться кнопкой «Сгенерировать».

2. После успешной установки ПИН-кода слушатель нажимает «Подписать».

3. После клика на кнопку откроется окно для ввода установленного ранее ПИН-кода. Слушатель вводит пин-код и подписывает документ.

4 Если всё прошло без ошибок, пользователь увидит уведомление о том, что документ подписан.

Однако скачать подписанный документ можно лишь после того, как он будет подписан всеми подписантами.

 

Как слушателю отклонить документ

В случае, когда слушатель находит ошибки в файле, отправленном ему на подпись, или есть другие причины его не подписывать, слушатель может отклонить документ.

1. Для отмены документа слушатель нажимает на кнопку «Отклонить».

2. В появившемся окне слушатель вводит свой пин-код и причину отклонения документа.

3. В успешном случае пользователь увидит уведомление о том, что документ отклонён.

Причина отклонения фиксируется в журнале событий по документу.

 

Как слушателю задать вопрос по документу

Слушатель может уточнить информацию по документу.

Для этого в разделе «Документы на подпись» он нажимает кнопку «Задать вопрос», заполняет поле вопроса, прикрепляет файл, если нужно и отправляет.

Дальнейшая переписка по вопросу будет доступна в разделе личного кабинета «Сообщения».

 

Как персоналу СДО подписать документ ПЭП

У персонала СДО, в частности у администратора, процесс подписания документа проходит немного иначе.

1. Переходим в раздел с документами с ПЭП и открываем страницу конкретного документа.

2. Для подписи документа нажимаем на иконку  (отображается, если пин-код ещё не задан) или  (если уже задан).

При создании пин-кода для персонала СДО действуют те же правила, что и для слушателя:

• 6 цифр;
• цифра не может повторяться подряд.

ПИН-код можно задать самостоятельно или сгенерировать.

После успешного ввода ПИН-кода документ будет считаться подписанным.

 

Как персоналу СДО отклонить документ ПЭП

Для отклонения документа переходим в него и нажимаем на иконку .

Далее вводим причину отклонения и сохраняем, нажав на кнопку «Отклонить».

 

Как аннулировать документ

Аннулировать документ может только его создатель.

Если документ уже успели подписать, его необходимо заново отправить всем подписантам для получения согласия на аннулирование.

Для этого на странице документа нажимаем на иконку и во всплывающем окне подтверждаем аннулирование.

Статус документа изменится на «На этапе аннулирования», а у всех подписантов появится кнопка «Аннулировать».

Для аннулирования документа подписантам нужно заново ввести пин-код подписи.

 

Массовые действия с документами

Для документов можно применить следующие массовые действия:

• подписать;
• аннулировать;
• отменить.

Чтобы действие применилось, галочками выделяем нужные документы и нажимаем «Обработать выбранное». Затем вводим пин-код, если требуется, сохраняем.

 

Визуализация ПЭП

Слушатель может в личном кабинете скачать документ с визуализацией ПЭП.

Возможность скачивания появляется, когда документ подписан всеми добавленными подписантами.

Чтобы скачать документ, нужно кликнуть на ссылку «Скачать» в строке «Подписанный файл».

Откроется документ с изображением ПЭП внизу на всех страницах документа.

 

Как связать документы в СДО с разделом «Документы с ПЭП»

Если у вас в СДО подключен базовый и расширенный учебный документооборот, вы можете создавать различные документы:

• протоколы;
• приказы о зачислении;
• промежуточная аттестация;
• допуск к итоговой аттестации;
• итоговая аттестация;
• журнал посещаемости;
• договор на производственную практику;
• нагрузки преподавателей.

Эти документы, кроме итоговых, можно связать с разделом «Документы с ПЭП».

Схема работы:

1. Вы создаёте документ в СДО. Например, протокол.

2. Скачиваете печатную версию протокола в pdf-формате.

3. Переходите в раздел «Документы с ПЭП» и нажимаете на иконку добавления нового документа.

4.  Далее добавляете название протокола (можно вставить оригинальное название) и в специальном поле «Документ в СДО» по ID или названию находите нужный вам документ. Кликаете на найденный результат, чтобы закрепить ссылку.

5. Затем выполняете все действия как при обычном создании документа с ПЭП: подгружаете файл, указываете подписантов и сохраняете.

6. В документе с ПЭП появится ссылка на привязанный протокол. 

7. А в протоколе в свою очередь появится ссылка на созданный документ с ПЭП:

8. Более того, в разделе с учебными документами, например, в «Протоколах», вы можете с помощью расширенного поиска отсортировать только те документы, которые подписаны ПЭП.

Такие документы в списке отмечены словом ПЭП.

 

Журнал событий по документу

Все изменения документа фиксируются в журнале событий, который доступен администратору и менеджеру СДО.

Для просмотра журнала переходим на страницу документа и кликаем на иконку . Откроется таблица с записанными действиями, которые можно сохранить в CSV-файле.

 

Клонирование документа с ПЭП

Для случаев, когда из документа в документ у вас повторяются подписанты со стороны персонала СДО, мы предусмотрели клонирование документа с ПЭП.

Особенности клонирования

Таким образом, в клонированный документ нужно подгрузить новый файл и закрепить подписантов со стороны заказчика обучения.

Как клонировать документ с ПЭП

1. Заходим в документ и нажимаем на иконку клонирования:

2. Далее подтверждаем клонирование, кликнув на кнопку «Клонировать документ»:

3. Создаётся клон документа, в который надо добавить файл и подписантов со стороны заказчика.