Настройка отправки почтовых уведомлений из СДО

 

В СДО «Учи.Про» реализована система уведомлений. Вы можете настроить отправку уведомлений в Telegram и на электронную почту.

Чтобы сообщения уходили на электронную почту пользователей, в СДО нужно указать почтовый сервер, адрес отправителя и включить отправку почты.

Перед тем как перейти к настройкам, рассмотрим общий принцип отправки уведомлений из СДО.

 

Как СДО отправляет письма на электронную почту

К примеру, вы хотите отправить доступы слушателям.

Вы заходите в заявку, нажимаете «Отправить доступы слушателям», выбираете слушателей и нажимаете на кнопку «Отправить».

Что происходит дальше?

СДО формирует пакет данных. В него входят имена слушателей, их логин и пароль, а также адреса электронной почты. Назовем эти данные «посылкой».

Чтобы посылка дошла до адресата, ее надо принести на почту — в специализированный сервис по доставке посылок.

Сама СДО не может доставить посылку слушателям. Это не почтовая или курьерская служба. У нее другие функции.

Соответственно, в настройках СДО надо указать адрес электронной почты — почтового пункта, который примет посылку от СДО и сделает так, чтобы каждый слушатель получил свои доступы.

Получается схема:

СДО — почта — почтовый пункт — почтовый ящик слушателя.

Используя термины, получаем:

СДО — почтовый сервер — электронный почтовый ящик для рассылки — электронный почтовый ящик слушателя.

Доставка будет успешной только в том случае, если «посылка» пройдет все этапы:

  • СДО сформирует и отдаст данные.
  • Почтовый сервер их примет и разошлет.
  • Электронный ящик адресата получит данные.
Обратите внимание! Чтобы пользователь получил письмо от СДО, его электронный почтовый ящик должен быть доступен:
  • ящик добавлен в СДО;
  • он реально существует;
  • он не переполнен
  • он не заблокирован за спам.

 

Настраиваем отправку уведомлений

Для начала переходим в раздел СДО «Настройки», нажимаем на кнопку редактирования и переходим на вкладку «Прочее».

Далее находим подзаголовок «Отправка почтовых уведомлений (SMTP)». После подзаголовка будет идти список полей для заполнения.

переход в настройки почты
Рис. 1. Раздел настроек в СДО
SMTP-настройки
Рис. 2. SMTP-настройки во вкладке «Прочее»

Рассмотрим, что означает каждое поле.

 

Поле «Адрес SMTP-сервера, домен и порт»

SMTP-сервер — это сервер, который отвечает за исходящую почту:
  • проверяет правильность настроек отправления;
  • выполняет спам-проверку содержимого;
  • доставляет сообщение по нужному адресу
  • подтверждает, что сообщение доставлено, или сообщает об ошибке доставки.

Если возвращаться к аналогии с посылкой, то SMTP-сервер — это почтовая служба.

Вы можете использовать готовые SMTP-серверы либо можете настроить почтовый сервер самостоятельно.

Готовые SMTP-серверы

Готовые SMTP-серверы предлагают, к примеру, популярные почтовые сервисы — Яндекс, Mail.ru, Gmail, Рамблер и т.д. Они могут быть бесплатными и платными.

Бесплатная почта предлагается для личных целей, платные тарифы — для бизнес-аккаунтов.

Пример адреса SMTP-сервера Яндекса: smtp.yandex.ru.

У готовых серверов, как правило, есть ограничения на количество отправлений и количество получателей. Так, с личного ящика на Яндексе можно отправить не более 500 писем в сутки.

Самостоятельно настраиваемые SMTP-серверы

SMTP-серверы можно купить, арендовать или создать собственные. Лимиты на массовую отправку писем у них повышены или отсутствуют.

Такие серверы вы обслуживаете самостоятельно.

Пример адреса выделенного SMTP-сервера: mail.vashdomen.ru или smtp.vashdomen.ru, где вместо vashdomen.ru указывается название вашего сайта.

Порт SMTP-сервера — это место подключения к серверу. Порт обозначается номером. Каждый номер отвечает за свой вид соединения.

Так, стандартный SMTP-порт — 25, но интернет-провайдеры могут запретить к нему доступ с целью блокировки спам-рассылок.

В СДО по умолчанию используется порт 587.

Таким образом, в строчке «Адрес SMTP-сервера, домен и порт» должна быть запись вида:

mail.uchebny.center:587

  • где mail.uchebny.center — адрес вашего SMTP-сервера,
  • 587 — номер порта SMTP-сервера по умолчанию.

 

► Как узнать адрес SMTP-сервера?

Установить адрес SMTP-сервера поможет адрес электронного ящика, через который пойдет отправка уведомлений. Ответ на этот вопрос ищите здесь.

 

Поле «Имя пользователя SMTP-сервера»

Если SMTP-сервер мы назвали почтовой службой, то имя пользователя SMTP-сервера — это конкретный почтовый пункт, который принимает «посылку» от СДО и потом отправляет пользователям. То есть, в СДО надо добавить адрес конкретного электронного ящика, который будет отправлять уведомления пользователям.

 

► Какой электронный ящик выбрать для рассылки?

Во-первых, не стоит брать для этих целей почту, которую вы уже используете. Лучше завести новый ящик. Пусть он будет указан в СДО и больше нигде.

Во-вторых, мы рекомендуем создать ящик на вашей корпоративной почте.

Корпоративная почта — это электронная почта на домене вашего учебного центра.

Домен вашего учебного центра — это адрес сайта вашего учебного центра, например, nash-centr.ru.

Соответственно, корпоративная почта будет иметь вид info@nash-centr.ru, director@nash-centr.ru и т.д.

Сравните:

Корпоративная почта Личная почта
lena@company.ru
manager@nash-centr.ru
support@uchi.pro
lena@yandex.ru
nash-centr@list.ru
company@mail.ru
Корпоративная почта заканчивается доменом. Личная почта заканчивается названием почтового сервиса. Даже если вы заведете ящик nash-centr.ru@mail.ru, эта почта все равно будет считаться личной.

 

► Почему рекомендуется использовать корпоративную почту?

К корпоративным ящикам больше доверия со стороны и почтовых серверов, и обычных пользователей.

Представьте, вы получили два письма — от lena@yandex.ru и от lena@uchi.pro. Какой из адресов вы с большей вероятностью посчитаете спамным? Скорее всего, первый.

Во втором адресе вы увидите домен (название сайта) и вероятнее подумаете, что получили коммерческое предложение от компании, чем спам.

Так и почтовый сервер быстрее заподозрит в спаме личную почту, чем корпоративную.

Для СДО мы советуем создать новый ящик, который будет использоваться только для уведомлений, например, с названием no-reply@nash-centr.ru.
 

 

► В работе вы пользуетесь личным ящиком на Яндексе / Gmail и пр. Как узнать, есть ли у вас корпоративная почта?

Узнать, создана ли на домене корпоративная почта, поможет MX-запись домена.

MX-запись указывает на SMTP-сервер.

  1. Для проверки записей заходим на сайт https://xseo.in/dns.
  2. Вводим адрес нужного сайта.
  3. В строке «Показать запись» выбираем из списка MX. Нажимаем «Проверить».
  4. И дальше смотрим строчку «Основные данные ответа».

В нашем случае мы видим, что корпоративная почта есть и она создана на Яндексе.

Если строка пустая, корпоративной почты на домене нет.

проверка MX-записей
Рис. 3. Проверка MX-записей

 

► Где взять доступ к корпоративной почте?

Обратитесь к тому, кто создавал корпоративную почту. Это может быть разработчик сайта или ваш технический специалист.

Доступы также могут храниться у директора учебного центра.

 

► Как выглядят доступы?

Корпоративную почту можно завести в известных почтовых сервисах (Яндекс.Почта, Gmail), а также развернуть на собственном SMTP-сервере.

Если корпоративная почта заведена на почтовом сервисе, то доступами будут:

  • адрес электронной почты, к которому привязана платформа для организации корпоративной почты,
  • пароль к этой почте.

Если почта развернута на своем сервере, то обычно есть ссылка для входа, например, mail.nash-centr.ru, логин и пароль.

 

► Как добавить ящик на корпоративной почте?

Для создания ящика вы заходите в почтовый аккаунт, переходите в раздел корпоративной почты и добавляете ящик, в соответствии с инструкциями.

Почта Раздел Инструкции
Яндекс Яндекс.Коннект | Яндекс 360 для Бизнеса Подключить домен
Mail.ru Бизнес Mail.ru Подключить домен
Gmail.com (платно) Gmail Руководство по Google Workspace для небольших компаний

Если у вас корпоративная почта на своем сервере, то обратитесь к управляющему сервером.
 

 

► Если вы не можете найти доступы

В случае, когда корпоративная почта есть, а доступов к ней нет, можно:

  1. Завести ящик на обычном почтовом сервисе, например, sdo.nash.centr@yandex.ru.
  2. Купить новый домен, похожий на ваш, и создать корпоративную почту на нем.

 

► Как узнать адрес SMTP-сервера по адресу электронной почты?

Если вы используете личную почту на готовом SMTP-сервере (например, sdo.nash.centr@yandex.ru), то в первой колонке найдите, в каком почтовом сервисе заведен электронный ящик.

Если у вас корпоративная почта или выделенный сервер, то, скорее всего, адрес будет иметь вид mail.nash-centr.ru или smtp.nash-centr.ru, где nash-centr.ru — это ваш домен. Но предпочтительнее всего уточнить адрес у специалиста, который занимается вашим почтовым хостингом.

Готовые SMTP-серверы

Выделенный SMTP-сервер

smtp.yandex.ru
smtp.mail.ru
smtp.rambler.ru
smtp.gmail.com
smtp.gmail.com
smtp.rambler.ru
smtp.mail.yahoo.com

mail.nash-centr.ru
smtp.nash-centr.ru,

где nash-centr.ru — ваш домен.

 

Поле «Пароль пользователя SMTP-сервера»

Это пароль от электронного ящика, который вы будете использовать для отправки уведомлений.

Обратите внимание! Если вы измените пароль от ящика, но не укажете новый пароль в СДО, рассылка перестанет работать.

 

Поле «Адрес отправителя»

Это поле для почты «От кого».

Мы рекомендуем не заполнять это поле, потому что многие почтовые сервисы могут посчитать письмо спамом, если адрес отправителя не совпадает с именем пользователя SMTP-сервера.

В данном случае адреса совпадают. Почта отмечает отправителя как подтвержденного и проверенного.

адрес "From"
Рис. 4. Почта в поле «Адрес отправителя»

 

Поле «Отображаемое имя отправителя»

Здесь вы указываете название своего учебного центра.Также можно указать имя ответственного за рассылку.

Пользователь увидит эти данные в письме.

отображаемое поле "От кого"
Рис. 5. Название компании в поле «Отображаемое имя отправителя»

 

Поле «Адрес, готовый принять ответы на уведомления»

Обычно на уведомления не отвечают, но случается всякое.

Может быть такое, что вы отправили слушателю доступы, он решил зайти по ним в СДО и не смог.

Вместо того, чтобы связаться с вами по телефону, слушатель задает свой вопрос в ответном письме. В итоге ему никто не помогает, потому что письмо приходит на почту, которую не читают.

Чтобы избежать таких случаев, вы можете указать вашу рабочую почту, на которую будут приходить ответы на уведомления.

Еще желательнее выбрать ответственного за рассылку и указать его рабочий ящик.

 

Итак, допустим, у вас есть корпоративная почта и вы знаете к ней доступы. Вы создали на ней отдельный ящик для уведомлений из СДО и заполнили поля в соответствии с нашей инструкцией.

Заполненные поля будут выглядеть примерно так:

заполненные поля SMTP-настроек
Рис. 6. Заполненные SMTP-настройки в СДО

 

Поле «Включить отправку почты»

Чтобы отправка почты из СДО заработала, поставьте галочку у пункта «Включить отправку почты».

А также не забудьте нажать кнопку «Сохранить».

 

► Пользователи перестали получать уведомления из СДО. Что делать?

1. Если это единичные случаи, проверьте, чтобы почта пользователей была указана в СДО.

Уточните, активен ли почтовый ящик пользователя, который не получил письмо, не переполнен ли.

2. Проверьте, не изменился ли пароль от почтового ящика, который указан в SMTP-настройках СДО в поле «Имя пользователя SMTP-сервера».

Вставьте актуальный пароль в поле «Пароль пользователя SMTP-сервера» и обязательно сохраните.

3. Если почты пользователей указаны в СДО и пароль в настройках обновлен, но письма все равно не приходят, напишите обращение в техподдержку.

 

Дополнительные настройки

Если вы указываете в настройках личный ящик на Яндекс.Почте, необходимо выполнить дополнительную настройку для почтовых программ.

Для этого вы заходите в ящик, наводите на значок шестеренки (1), в открывающемся меню нажимаете на «Прочее» (2).

В меню настроек переходите в раздел «Почтовые программы» (3).

Снимаете галочку с пункта «С сервера pop.yandex.ru по протоколу POP3» (4) и ставите галочку на пункте «С сервера imap.yandex.ru по протоколу IMAP» (5).

Затем сохраняете настройки (6).

Настройки в почте Яндекса
Рис. 7. Настройки в Яндекс.Почте

Похожее в блоге

Обзор платформы для организации дистанционного обучения «Учи.Про»

​Разработка платформы началась в 2011 году как проект для партнёрского учебного центра. Изначально это был просто набор модулей для CMS сайта, которые позволяли работать с заявками на обучение и создавать курсы.

13 июля 2021

Уведомления для слушателя

В СДО «Учи.Про» реализована система уведомлений и сообщений как для персонала учебного центра, так и для слушателей. В этой статье мы рассмотрим, какие виды уведомлений вы можете отправлять слушателю.

12 января 2022

Шаблоны в СДО

В СДО «Учи.Про» вы можете формировать документы и отчёты для печати, а также отправлять письма пользователям с уведомлениями о различных событиях. Вид и содержимое документов определяются шаблонами. В этой статье мы рассмотрим, какими бывают шаблоны и как их редактировать.

1 февраля 2022